ASSISTANT/ASSISTANTE AFFAIRES MEDICALES H/F – statut non cadre

Localisation

92, accès métro

Type de contrat

Mission 3.5 mois

Exigence du poste

Expérience en Assistanat d'un service "Affaires Médicales", industrie Pharmaceutique. Maîtrise de SAP.

Mission

Vous êtes Assistant/Assistante Affaires Médicales expérimenté(e), vous maîtrisez SAP.

Vous savez vous rendre disponible et faire preuve de rigueur et d’implication dans votre travail même pour une courte période.

Au sein du département « Direction médicale France » vous prendrez en charge la gestion administrative de l’équipe.

Pour postuler directement envoyez-moi votre Curriculum Vitae : fabienne@exos-recrutement.com

Rôle et responsabilités

Fournir à la Direction des Affaires France une assistance dans la gestion de son activité, dans les conditions de qualité, fiabilité, autonomie et efficacité attendues.

Exigences du poste

Organiser et optimiser la gestion du temps de 1’équipe des Affaires Médicales

Accueil

  • Filtrage des appels téléphoniques
  • Réception des visiteurs

Agenda

  • Force de proposition d’aménagements et d’optimisations de l’agenda
  • Réservation des salles pour les réunions initiées par le département

Déplacements pour sa hiérarchie

  • Gestion des notes de frais, réservation des transports

Coordonner les activités de l’équipe des affaires médicales et assurer l’interface avec les équipes, les interlocuteurs internes et externes

  • Organisation des réunions et des comités (permanents, récurrents, non-permanents, etc.) déclenchés par sa hiérarchie, suivant les consignes définies par celle-ci (en termes de calendrier, personnes concernées, etc.)
  • Tenir à jour un tableau de suivi des activités médicales
  • Connaitre les procédures et veiller au respect des bonnes pratiques internes : règles de politique voyage, règles de suivi budgétaire, réglementation avec les prestataires, intégration de collaborateur…

Gestion des contrats d’orateurs ou modérateurs et consultants

  • Préparation des contrats à l’aide des trames à jour du département juridique et les informations fournies par le responsable médical du projet
  • Saisie du contrat dans Naya et suivi de la déclaration en collaboration avec le département DMOS
  • Suivi des signatures (docusign) et archivage
  • Suivi budgétaire /paiements

Assister l’équipe dans la gestion des contrats

Gestion des contrats (hors contrats orateurs & consultants et consultants)

  • Gestion des contrats, sur les aspects budgétaires, comptables et juridiques
  • Préparation des documents nécessaires à la réalisation du contrat par le juridique et le responsable médical du projet (MAM ou MSL)
  • Echange avec le juridique sur l’avancement du contrat
  • Echange avec le contractant sur les relectures et modifications à apporter au contrat
  • Finalisation des contrats et mise des contrats dans NAYA
  • Suivi des signatures (docusign) et archivage
  • Suivi budgétaire /paiements

Gestion des déclarations des staffs et réunions d’échanges scientifiques

  • Priorisation des déclarations pour respecter les deadlines internes de déclaration aux ordres
  • Déclaration des évènements dans Naya et clôture de l’évènement/transparence

 

  • Ouverture/clôture des modules MI liés aux évènements si applicable

 

  • Coordination avec le département BICE si applicable / sinon apporter un support logistique

Animer les processus administratifs et budgétaires

Gestion du budget

  • Organisation de réunions mensuelles avec les MAM et responsables RMR permettant le suivi global du budget
  • Demande de vérification des devis
  • Réalisation de la demande d’engagement en regard des budgets
  • Contrôle de la facturation des échéances prévues dans les contrats

 

Requis

Bac+2 ou équivalent

Comportement exemplaire, développement des personnes, esprit d’équipe, communication efficace, solide capacité d’analyse, hauteur de vue.

Avantages

30K€ à 36K€ (salaire brut de base) – statut non cadre

Mission 3.5 mois

 

 

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