ASSISTANT/ASSISTANTE de DIRECTION bilingue Anglais (H/F) – statut non cadre

Localisation

78, Ile de France – RER/SNCF ou véhicule personnel pour confort d’accès

Type de contrat

Mission 1 mois + 11 mois (remplacement congé parental)

Exigence du poste

Bilingue anglais. Maîtrise PackOffice, Powerpoint, Word, Excel, Internet, messagerie électronique Gmail.

Mission

Vous bénéficiez d’une expérience significative en Assistanat de Direction d’un service Achats et/ou Finance en environnement international et vous parlez parfaitement l’anglais.

Votre sens de l’organisation est irréprochable et vous savez prendre en charge vos Managers et leurs équipes. Vous faites preuve de rigueur et d’implication dans votre travail.

Rejoignez la Direction Achats et Finance d’un Groupe International en qualité d’Assistante de Direction bilingue Anglais.

Pour postuler directement envoyez-moi votre Curriculum Vitae : fabienne@exos-recrutement.com

Rôle et responsabilités

  • Gestion des déplacements des directeurs et de leurs équipes
  • Gestion des agendas des directeurs
  • Suivi du planning des déplacements des équipes Achats
  • Organisation des réunions
  • Organisation des conventions / séminaires
  • Gestion des fournitures administratives de l’ensemble du personnel du département
  • Parler et écrire parfaitement l’anglais

Exigences du poste

Gestion des déplacements

–        Elaboration de l’itinéraire (avion / train / voiture)

–        Elaboration du dossier de demande de visa

–        Déclaration CPAM pour les détachements à l’étranger

–        Etablir les réservations hôtels

–        Validation des factures Eurafrique / Hertz

–      Etablissement des notes de frais pour les directeurs

Gestion des agendas des directeurs

–      Rechercher les disponibilités des participants aux réunions

–      Planifier / décaler les réunions à la demande des directeurs

Suivi du planning des déplacements des équipes Achats

–      Création d’un planning annuel, partagé avec les équipes, ainsi chacun met à jour le planning en fonction de ses déplacements

Organisation des conventions / séminaires

–      Recherche d’un lieu pour l’événement

–      Demande de devis

–      Etablissement de la commande via Commerce One

–      Relancer la comptabilité pour le paiement du fournisseur

–      Etablissement du carton d’invitation et du programme

–      Envoi de l’invitation et du programme aux participants

–      Gérer la logistique (transport / orientation des participants)

–      Participation au séminaire afin de veiller au bon déroulement du programme et gérer les aléas : accueillir, orienter, coordonner les prestations, interlocutrice privilégié auprès des prestataires…

Gestion des fournitures administratives

–      Gestion des stocks

–      Commande de fournitures administratives et Nespresso

Distribution et rangement des fournitures

Requis

Bac + 2/3 ou équivalent – Secrétariat/Assistanat/Direction/Gestion – 2 à 5 ans d’expérience sur poste similaire

Expérience Assistanat de Direction, excellentes compétences d’organisation, de gestion d’agenda, excellent relationnel, bonne gestion du stress.

Bilingue anglais.

Maîtrise PackOffice, Powerpoint, Word, Excel, Internet, messagerie électronique Gmail.

Avantages

2723€ X 12 mois bruts de base (+ICCP + IFM) – statut non Cadre

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