ASSISTANT/ASSISTANTE de DIRECTION FINANCIERE bilingue Anglais (H/F) statut non cadre

Localisation

92, accès métro

Type de contrat

Mission 3 à 6 mois

Exigence du poste

10 ans d'expérience minimum idéalement acquise sur poste similaire en environnement TRES exigeant.

Mission

Vous êtes Assistante de Direction confirmée et vous aimez avoir des tâches variées.

Vous maîtrisez l’anglais. Vous assisterez le Directeur Financier et le Directeur des Opérations.

Pour postuler directement envoyez votre Curriculum Vitae à fabienne@exos-recrutement.com

Rôle et responsabilités

Assister le Directeur Financier et le Directeur des Opérations en prenant en charge l’ensemble des tâches de logistique administrative du service.

Exigences du poste

Direction Financière :

       Tenue de l’Agenda

       Gestion des déplacements (visas, voyages, ODM…) pour l’équipe de la Direction Financière

       Réception et traitement du courrier de la DF

       Planification des entretiens annuels individuels

       Planification et organisation de manifestations évènementielles internes, séminaires, Team Building, visites, etc

       Planification et organisation des réunions internes, Comité de Direction (CODIF) et rédaction du compte rendu.

       Réalisation de courriers, classement …

       Réservations de salles, visios …, pour tous les Services de la Direction Financière

Juridique :

       Veille documents administratifs (Commandes KBis, Procédures Collectives, Edition Statuts, Pouvoirs Directeurs, …)

       Mise à jour des documents Juridiques sur My Portal

       Veille dépôt des signatures des Directeurs à la CCIP pour légalisations

       Préparation des dossiers des Conseils d’Administration et Assemblée Générale

       Impression des PV sur les registres.

       Accès d’écriture sur le Répertoire Commun de numérisation des contrats

       Demandes de traductions, légalisation de documents

Services Généraux :

       Gestion des badges d’accès et parking (circulation, parking, RIE), (étuis, cordons, étiquettes)

       Gestion du planning de réservation des véhicules de service (2 voitures). Demande permis de conduire et formulaires d’utilisation des véhicules

       Traitement et suivi des avis de contraventions (voitures de service et voitures de fonction).

       Chargée des relations avec l’accueil (suivi et mise à jour des consignes, fournitures badges et étiquettes visiteurs, …)

       Support Administratif pour l’agence de voyages AMEX (création des profils voyageurs, des profils Assistantes Chargées de voyages, validations billets, …)

       Attribution (aux Assistantes) et suivi des cartes invités de la société pour le RIE

       Gestion du stock de tampons TEF

Direction des Opérations :

       Tenue de l’Agenda, réservation de salles, gestion des déplacements

       Tenue des registres de déclarations de cadeaux et classement des DACI

       Traitement et suivi des signatures électroniques des Directeurs (CERTIGREFFE) pour dépôts d’offres électroniques 

         Autres : gestion des fournitures

       Commandes et gestion du stock du papier à en-tête, enveloppes imprimées, étiquettes, cartons de correspondance

Saisie et commande des cartes de visite

Requis

Bac + 2/3 ou équivalent en Assistanat/Secrétariat (Gestion, Direction…)

10 ans d’expérience minimum idéalement acquise sur poste similaire en environnement TRES exigeant.

Autonomie, rigueur et discrétion sont des atouts indispensables pour ce poste

Maitrise de l’anglais

Excellentes capacités relationnelles et rédactionnelles, bonne gestion des priorités, goût pour le travail en équipe, dynamisme

Parfaite maîtrise WORD (fonctions avancées)/ Excel/Powerpoint. Goût prononcé pour les outils informatiques, agilité pour en apprendre de nouveaux.

Avantages

34K€ à 36K€ bruts annuels – statut non cadre

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