ASSISTANT/ASSISTANTE de Direction – H/F – statut non cadre – CDD 12 mois

Localisation

75, accès métro

Type de contrat

Recrutement en CDD de 12 mois

Exigence du poste

5 ans d’expérience minimum sur des postes similaires idéalement en milieu associatif ou institutionnel.

Mission

Vous êtes Assistant/Assistante de Direction, vous avez une expérience confirmée, vous maîtrisez le PackOffice.

Vous savez vous rendre disponible et faire preuve de rigueur et d’implication dans votre travail. Vous avez une excellente élocution adaptée aux relations avec les interlocuteurs représentatifs des instances gouvernementales.

Vous assurerez le support administratif de plusieurs Managers et de leurs Assistant(e)s.

Pour postuler directement envoyez-moi votre Curriculum Vitae : fabienne@exos-recrutement.com

Rôle et responsabilités

Assistanat et logistique administrative, optimisation du temps des différents membres de l’équipe.

Exigences du poste

Assurer l’accueil téléphonique :

  • Filtrer, prendre les messages, répondre à des demandes d’information, déterminer le degré d’urgence de chaque sollicitation et orienter vers l’interlocuteur pertinent.

Assurer la gestion de l’agenda du SN

  • Organiser et préparer la réunion hebdomadaire SN/AP/AA : collecte et hiérarchisation des demandes de rendez-vous, des réunions et des sollicitations pour les semaines à venir que ce soit à l’externe ou à l’interne.
  • Mettre en œuvre les décisions prises lors de la réunion hebdomadaire.
  • Anticiper l’organisation des réunions internes et externe et les rendez-vous des SN.
  • Gérer les aléas de l’emploi du temps et assurer son actualisation.

Préparer les déplacements des SN

  • Prendre en charge la logistique des déplacements en lien avec l’AP.
  • Établir un dossier regroupant l’ensemble des détails du déplacement (déroulé, coordonnées des interlocuteurs, notes CE ou autres relatives au thème du déplacement, intervention préparée par l’AP, copie du billet de train ou d’avion, e-mails pertinents, etc.).

Organiser, réaliser les travaux de secrétariat

  • Enregistrer le courrier reçu : effectuer un premier traitement du courrier reçu en lien avec l’AP et en assurer le suivi.
  • Assurer l’édition des documents reçus par e-mail, les classer, si besoin les faire relier et les transmettre à l’AP et/ou au SN.
  • Prendre en charge la frappe d’interventions, de courriers, de notes.
  • Assurer la relecture et la mise en page de documents.
  • Répondre à toute demande ponctuelle des SN.
  • Assurer avec l’AP les relations avec les services en lien avec les dossiers des SN.
  • Effectuer régulièrement le classement des dossiers du SN et de l’AP.
  • Assurer les engagements des dépenses, et la gestion des frais de déplacements des SN et des AP.

Participer aux différentes tâches transversales de la coordination CE notamment les remplacements, les permanences, la gestion des fournitures.

Requis

Formation bac + 2, type Assistanat de Direction ou équivalent.

5 ans d’expérience minimum sur des postes similaires idéalement en milieu associatif ou institutionnel.

Maitriser parfaitement l’outil informatique : Word, Excel, Power Point, Outlook, Internet.

Avoir une bonne culture générale, orthographe, grammaire, syntaxe.

Savoir établir et gérer les priorités.

Avoir une bonne connaissance de l’ensemble des services de l’organisation, savoir travailler en équipe, communiquer, anticiper, au sein d’une équipe multidisciplinaire.

Capacité à préserver une totale confidentialité des sujets traités.

Être discret(e), rigoureux(se), organisé(e), autonome, disponible, réactif(ve).

Avantages

2432€ X 13 mois (salaire brut) – statut non cadre

CDD 12 mois

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