ASSISTANT/ASSISTANTE Direction Médicale et Réglementaire – anglais courant – H/F – statut Cadre

Localisation

92, accès métro

Type de contrat

Mission 4 mois

Exigence du poste

Goût des chiffres, EXCEL, SAP

Mission

Vous êtes Assistant/Assistante de Direction, vous avez une expérience confirmée, vous maîtrisez WORD, EXCEL et POWERPOINT.

Vous savez vous rendre disponible et faire preuve de rigueur et d’implication dans votre travail même pour une courte période.

Au sein du service « Direction Médicale et Réglementaire » vous assurerez un support administratif à l’équipe médicale.

 

Pour postuler directement envoyez-moi votre Curriculum Vitae : fabienne@exos-recrutement.com

 

Rôle et responsabilités

Gestion des voyages et préparation des réunions, congrès, colloques.

Exigences du poste

Agenda

  • Réponse aux demandes de réunions ou de rendez-vous
  • Planification de réunions

Déplacements

  • Organisation des déplacements planifiés dans le respect de la politique de voyage
  • Réservation des billets, hôtels, transports, etc.
  • Gestion des procédures de délivrance de visas, en relation avec les agences éventuelles

Gestion des commandes

  • Mise en relation avec le service Achats pour l’enregistrement de nouveaux fournisseurs
  • Mise en relation avec l’administrateur de commande (SAP) pour assurer l’imputation budgétaire et l’édition du bon de commande.
  • Etablissement les demandes de règlement et d’acompte et leur transmission à la comptabilité
  • Mise à jour des tableaux de suivi des dépenses
  • Classement des documents et tenue des systèmes d’archivage (classeurs avec les copies des engagements, commandes, devis, etc.)

Suivi financier

  • Vérification des devis en regard des budgets et détection/alerte sur les écarts
  • Contrôle de la facturation, coordination avec les services comptables et vérification avec les postes budgétés
  • Préparation des bilans mensuels (par exemple sur la base d’une extraction mensuelle au sein de Business Object) par centres de coût, par produits, par études, projets…
  • Interface avec le contrôle de gestion et la coordinatrice planification, en réponse à leurs questions ou dans le cadre des contrôles budgétaires
  • Mise à jour des tableaux de suivi (sous Excel ou autres)
  • Préparation et vérification des bilans mensuels.

Finalisation des contrats avec les prestataires (contrats répétitifs / de même type) :

  • Préparation des contrats sur la base des templates fournis par le service Juridique
  • Coordination du process de validation et tracking des modifications réalisées
  • Mise à jour dans le système ICAP et des tableaux de suivi
  • Classement des contrats

Transparence

  • Déclarations préalables
  • Collecte des informations
  • Vérification des déclarations et utilisation du système Collect

 

Requis

Formation bac + 2, type Assistanat de Direction ou équivalent.

3 ans d’expérience minimum sur des postes multitâches

Anglais courant et capacité à communiquer avec des interlocuteurs internationaux

Capacité à travailler au sein d’une équipe large et multidisciplinaire

Capacité à travailler en transverse, goût des chiffres

Bonne pratique de SAP et EXCEL

Avantages

40K€ (salaire brut de base) – statut Cadre

Mission 4 mois

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