ASSISTANT.E de DIRECTION – OFFICE MANAGER – statut Cadre

Localisation

75, accès métro/RER

Type de contrat

Recrutement en CDI

Exigence du poste

5 ans d’expérience minimum auprès d’un dirigeant (DG, VP, Président) et idéalement au sein d'un service juridique.

Mission

Vous avez une expérience confirmée en qualité d’Assistant.e de Direction, idéalement au sein d’un service juridique, doublée de compétences d’Office Manager.
De formation Bac+3, doté.e d’un réel sens de l’organisation renforcé par votre curiosité intellectuelle, vous accompagnerez les 2 Dirigeants d’une PME dans la gestion courante des tâches administratives et de logistique liées au bon fonctionnement de l’entreprise.
Vous aimez seconder et avez un réel sens du service grâce à votre attitude positive, consciencieuse et investie, « corporate ».
Rigueur, efficacité, bienveillance seront les 3 axes de votre quotidien pour optimiser les performances de chacun avec pour objectif principal des résultats toujours meilleurs.
Vous serez acteur.rice de l’évolution d’une entreprise à taille humaine.

Pour postuler directement envoyez moi votre Curriculum Vitae : fabienne@exos-recrutement.com

Rôle et responsabilités
• Organisation quotidienne et logistique de l’emploi du temps des 2 Dirigeants.
• Gestion administrative des contrats et suivi de dossiers, coordination juridique.
• Relations avec administrations, organismes publics, cabinets d’avocats, banques…

Exigences du poste
· Organisation des agendas personnels et professionnels du Président et du Directeur Général.
· Accueil de leurs visiteurs, accueil téléphonique, prise et transmission de messages
· Organisation des réunions et déplacements
· Suivi et traitement des dossiers administratifs, notamment des différentes sociétés du groupe :
– interface avec les cabinets d’avocats (droit des sociétés), études notariales, cabinets d’experts comptables, CAC…
– organisation de l’arrivée des nouveaux collaborateurs
– interface avec les organismes de formation
– traitement et suivi du tableau des présences en relation avec le cabinet de paie
– traitement des notes de frais en relation avec le cabinet comptable
– ouverture et organisation des dossiers avec les différentes cotes et sous-cotes composant le dossier
– suivi, organisation et mise à jour des bases de données sur serveur (admin, projets, partenaires, communication…)
– veille professionnelle et réglementaire
· Interface avec l’ensemble des sociétés du groupe pour collecte et/ou diffusion d’informations
· Rédaction des supports de communication, avenants aux contrats
· Rédaction de courriers, mails
· Elaboration de comptes-rendus et de notes de synthèse
· Support administratif du Responsable Financier
· Relations avec les partenaires et fournisseurs : suivi des conditions d’exécution des contrats de fourniture et de prestation de services divers, vérification des livraisons
· Gestion du fonctionnement logistique du bureau et supervision des différentes interventions
· Classement et archivage des documents des différentes sociétés du groupe
· Hapiness Management : veiller aux besoins et bien-être général des différents collaborateurs

Requis

Bac + 3 – Secrétariat/Assistanat/Gestion
5 ans d’expérience minimum auprès d’un dirigeant (DG, VP, Président)
• Aisance relationnelle, maturité, organisation, rigueur, autonomie, initiative, vivacité intellectuelle, réactivité, disponibilité d’esprit, à l’écoute, capable d’anticiper, goût et respect des autres
• Très haut niveau de confidentialité

Excellentes orthographe, grammaire, syntaxe, qualités rédactionnelles et de communication
Maîtrise PackOffice, Excel, Word, Powerpoint, messagerie électronique, Internet.
Maîtrise des NTIC, facilité d’adaptation à tout nouvel outil, curiosité et goût des nouveaux moyens de communication, « geek » bienvenu.e.

Avantages

35K€ à 40K€ – statut Cadre selon profil
Temps partiel possible (4/5ème), salaire prorata temporis

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