ASSISTANT.E DE GESTION POLYVALENT.E (H/F)

Arcueil (94)

CDD

Préalable à une embauche en CDI

Mission

LE CONTEXTE

Cabinet de conseil international accueille au sein de son agence française basée à Arcueil un ou une secrétaire administratif.ve au sein de son équipe back office composée de deux personnes.

Cette mission en CDD de 3 mois, potentiellement renouvelable, s’inscrit dans le cadre d’un remplacement pour départ à la retraite et pourrait déboucher sur une opportunité de CDI.

Au sein d’une équipe accueillante et bienveillante, vous mettrez à profit votre expérience du secrétariat administratif, via des missions variées et polyvalentes, puis suivrez une formation intéressante sur la gestion des brevets industriels.

 

LE POSTE

RÔLES

Rattaché.e à la Responsable Equipe, vous intégrez en trinôme, l’équipe de la gestion centrale qui consiste principalement aux missions indiquées ci-dessous (ces missions seront mises en place progressivement de manière à faciliter votre prise de poste).

MISSIONS 

  • TRAITEMENT DU COURRIER PAPIER/RECOMMANDES, E-MAILS et PORTAILS DES OFFICES

Traitement du courrier papier : récupération, tri et distribution au sein du Cabinet et scan des courriers pour le service marques

Traitement des courriers, e-mails et Portails des Offices : téléchargements/scans, codifications, saisies, liens et mise à disposition auprès du service brevets

Coursier : Suivi des courses INPI

  • CODIFICATION DES FACTURES

(traitement dématérialisé via boite «Invoices»)

Recherche et indication des coordonnées clients/agents sur la facture et base de données + mise à jour du fichier du suivi des factures et transmission par messagerie au service facturation

  • ARCHIVAGE des dossiers papiers
  •  SUPPORT A LA DEMARCHE QUALITE et ADMINISTRATION BREVETS

 Mises à jour diverses de la base de données brevets

Assistance à la responsable administration brevets pour les mises à jour de la base de données

Autorisations de divulgation (aspect documentaire)

Préparation des documents électroniques de dépôt, pointage et suivi des mises à jour de l’archivage électronique.

Fournisseurs

Suivi des fournisseurs métiers sous la supervision de la responsable d’équipe de la gestion centrale

  •  Puis après une formation interne : VALIDATIONS EUROPENNES

Suivi des délais, relances et instructions auprès de notre agent pour effectuer les formalités correspondantes dans les pays décidés par le client et gestion des adresses de service en France.

Gestion des irrégularités telles que les fournitures de pouvoirs ou autres documents.

Requis

Savoir & Compétences

  • Pas de connaissances nécessaires en brevets, formation assurée en interne
  • Ponctualité, sens de l’organisation, rigueur,
  • Sens de la confidentialité
  • Bonne connaissance du Pack Office
  • Capacité à s’adapter rapidement à notre base de données
  • Anglais écrit (constituerait un plus apprécié)

Avantages

Rémunération à négocier (selon profil et expérience)

Cette mission est faite pour vous ?

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Jérôme TRYBOU

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N'hésitez pas à contacter Jérôme pour en savoir plus.

Tel. 01.40.19.72.78

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