Assistante de Direction – H/F

Localisation

Paris -17eme

Type de contrat

Intérim - du 22 mars au 3 mai 2019

Exigence du poste

Expérience IMPERATIVE auprès d’un/e DG ou Secrétaire général - Maitrise univers Mac

Mission

Exos Recrutement recherche pour une chaine audiovisuelle présente à l’internationale, un Assistant de direction/ Secrétaire Général H/F.

La chaîne, présente dans plus de 200 pays et territoires, diffuse des programmes de création audiovisuelle produits en interne, achetés ou issus des chaînes francophones.

A travers ses 9 chaînes généralistes et ses 2 chaînes thématiques elle est présente 24 h/24 sur tous les continents, elle est sous-titrée en 12 langues.

 

Activités :

Assurer l’assistanat du Secrétaire Général, et parfois celui du Directeur Général.

Décharger le Secrétaire Général des aspects administratifs de son activité.

Fluidifier les relations au sein des Directions.

 

Assistanat du Secrétaire général

–       Prendre les rendez-vous

–       Organiser les réunions, faire évoluer l’agenda en fonction des priorités et des possibilités

–       Tenir au courant les différents interlocuteurs (internes et externes) concernés.

–       Orienter les courriers auprès des différents interlocuteurs du pôle ressources

–       Organiser des missions (gestion des avions / trains / hôtels)

–       Gérer des demandes de coursiers ou d’envois DHL

 

Organiser les réunions  Hebdomadaires :

–       Réserver les salles

–       Inviter et relancer les participants

–       Assister aux Comité de direction pour assurer la prise de notes, rédiger le compte le compte rendu hebdomadaire.

 

Gérer les contacts du Directeur Général et du Secrétariat général :

–       Alimenter régulièrement la base de données des contacts 

 

Soutien de l’assistante du Directeur Général :

 

En cas d’absence du DG et de son assistante :

–       Prendre les messages téléphoniques et transmission par mail à l’assistante du DG, 

–       Réceptionner le courrier et les journaux, 

–       Imprimer la revue de presse et le Satellifax 

–       Faire le lien entre le DG et les différentes directions 

 

En cas d’absence de l’Assistante du DG :

–       Assister le DG dans ses tâches quotidiennes : rdvs, appels téléphoniques, messages, invitations, etc…

–       Réceptionner le courrier et les journaux, 

–       Imprimer la revue de presse et le Satellifax 

–       Faire le lien entre le DG et les différentes directions 

 

Organisation matérielle du Conseil d’administration

–       Assurer le suivi de présences des administrateurs

–       Aménager la salle

–       Envoyer les convocations

–       Préparer et envoyer les dossiers aux administrateurs

–       Accueillir les administrateurs le jour du Conseil et faire signer la feuille de présence

 

Requis

Ø  Bac + 2 – Assistanat de direction

Ø  Expérience IMPERATIVE dans l’accompagnement d’un DG ou Secrétaire Général

Ø  Maitrise du Pack Office et bonne agilité en informatique / Travail sur environnement Mac

Ø  Bon relationnel

Ø  Bon rédactionnel

Ø  Organisation et Rigueur

Ø  Confidentialité

Ø  Orthographe irréprochable

Ø  Anglais opérationnel serait un atout

Avantages

1 semaine de transmission avec la personne à remplacer 

Rémunération :  38k€ à 42k€ (fixe) en fonction de l’expérience

Horaires : 35h/hebdo

CDD ou Intérim du  27 mars au 3 mai 2019.

 

Envoyez votre candidature à celine@exos-recrutement.com

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