OFFICE MANAGER – Facturation et Recouvrement – H/F

Rôle et responsabilités

– Prendre en charge l’organisation administrative

– Mettre en place et appliquer les processus garantissant la qualité, la fiabilité et le respect des délais de toute action administrative (émission de devis, convention, factures, relances clients, feuilles de présence)

Exigences du poste

Gestion Administrative

• Etablir et suivre les conventions de formation
• Gérer la facturation; émission des factures à J+1 du dernier jour de l’animation
• Mettre en place et gérer le processus de recouvrement
• Reporter les éléments variables de paye, gérer les tickets restaurants, mutuelle pour les salariés de l’entreprise

Gestion du reporting

• Gérer les reportings vis-à-vis de la franchise aux Etats-Unis dans les délais requis
• Produire le tableau de facturation du mois à J+2 après la fin du mois
• Utiliser le logiciel de gestion interne de suivi des commandes clients (Sales Force)

Comptabilité

• Être l’interface opérationnelle avec l’expert-comptable

Gestion des Relations fournisseurs

• Être l’interlocutrice principale de l’ensemble des prestataires du bureau parisien notamment pour le suivi de la facturation (fournisseurs et formateurs freelance)

Satisfaction client

• Créer une relation privilégiée avec les responsables administratifs des clients et les intervenants
• Mettre en place et suivre les reportings spécifiques demandés par les clients

Vous bénéficiez d’une expérience significative en logistique administrative et suivi de facturation au sein d’un service formation ou organisme de formation.

Votre sens de l’organisation est irréprochable et vous saurez prendre en charge efficacement les tâches inhérentes à votre fonction. Vous aimez être occupé.e par de multiples tâches et vous savez gérer les interruptions. Vous avez le goût des chiffres et des outils de gestion. 

Exos vous accompagnera pendant toute la durée du process (sélection, présentation, entretien) jusqu’à la prise de poste.

L’Entreprise Utilisatrice

Organisme de formation privé

Ce qu’on attend de vous

• Autonomie, dynamisme, polyvalence, prise d’initiatives
• Sens de la relation et du service client
• Dextérité avec les outils numériques (Pack Office), particulièrement EXCEL

Formation bac+2 gestion/comptabilité ou équivalent

3 ans d’expérience minimum sur un poste d’assistanat et gestion

– sens de la relation et du service client (par écrit et au téléphone) en interne et externe

– anglais courant

– la connaissance du secteur de la formation serait un plus.

Objet

Recrutement en CDI

Rémunération et Avantages

30K€ à 35K€ – statut non-cadre

Tickets restaurant d’une valeur de 10€ – Mutuelle payée à 75 % par l’employeur

50% du pass navigo

Possibilité de télétravail (en concertation avec l’équipe) une fois la période d’essai validée

Participation à 2 programmes phares : la confiance en soi et l’impact en public

Secteur Activité et profil de l’entreprise

Formation continue

Pour postuler directement envoyez-moi votre Curriculum Vitae : fabienne@exos-recrutement.com