OFFICE MANAGER – facturation & recouvrement – H/F

Rôle et responsabilités

Prendre en charge l’organisation administrative :

– Mettre en place des processus garantissant la qualité, la fiabilité et le respect des délais de toute action administrative

– Apporter un support aux équipes commerciales et pédagogiques de la société

Exigences du poste

Gestion Administrative

* Etablir et gérer les conventions de formation ; relance du client si convention pas récupérée à J-3 du démarrage du programme (aucune formation ne démarre sans convention)

* Gérer facturation ; émission des factures à J+1 du dernier jour de l’animation (sauf cas exceptionnel)

* Mettre en place et gérer le processus de recouvrement ; délai de règlement moyen de l’entreprise à 40 jours

* Identifier les interlocuteurs clés au sein des OPCO

* Reporter les éléments variables de paye, gérer les tickets restaurants, mutuelle pour les salariés de l’entreprise

Gestion du reporting

* Gérer les reporting vis-à-vis de la marque dans les délais requis

* Produire le tableau de facturation du mois à J+2 après la fin du mois

* Utiliser le logiciel de gestion interne de suivi des commandes clients

* Communiquer régulièrement les ventes effectuées à l’équipe

* Proposer toute amélioration visant à renforcer la productivité de l’administratif

Comptabilité

* Etre l’interface opérationnelle de l’expert-comptable

* Lui remettre tout document nécessaire à l’établissement des bilans

Gestion des Relations fournisseurs

Être l’interlocut.eur.rice principal.e de l’ensemble des prestataires notamment pour le suivi de la facturation (fournisseurs et formateurs free-lance) et plus épisodiquement de la maintenance avec les fournisseurs internet et prestataires informatique ou sécurité.

Satisfaction client

* Créer une relation intuitu personae avec les responsables administratifs des principaux clients

* Mettre en place et suivre les reporting spécifiques demandés par les clients 

Vous bénéficiez d’une expérience significative en logistique administrative et suivi de facturation au sein d’un service formation ou organisme de formation.

Votre sens de l’organisation est irréprochable et vous saurez prendre en charge efficacement les tâches inhérentes à votre fonction. Vous aimez être occupé.e par de multiples tâches et vous savez gérer les interruptions. Vous avez le goût des chiffres et des outils de gestion. 

EXOS vous accompagnera pendant la durée de votre mission et prendra en charge l’administration de votre contrat, les déclarations légales, la production de vos salaires.

L’Entreprise Utilisatrice

Organisme de formation privé

Ce qu’on attend de vous

• Dextérité avec les outils numériques (Pack Office), particulièrement EXCEL

• Faire preuve de rigueur et d’implication dans votre travail.
• Autonomie, dynamisme, polyvalence, prise d’initiative

Formation bac+2 gestion/comptabilité ou équivalent

5 ans d’expérience minimum sur un poste d’assistanat et gestion

– sens de la relation et du service client (par écrit et au téléphone) en interne et externe

– anglais courant

– la connaissance du secteur de la formation serait un plus.

Objet

Recrutement en CDI, prise de poste fin août-début septembre 2022

Rémunération et Avantages

28K€ à 30K€ – statut non-cadre

Tickets restaurant d’une valeur de 10€ – Mutuelle payée à 75 % par l’employeur

50% du pass navigo

Possibilité de télétravail (en concertation avec l’équipe) une fois la période d’essai validée

Secteur Activité et profil de l’entreprise

Formation continue

Pour postuler directement envoyez-moi votre Curriculum Vitae : fabienne@exos-recrutement.com