CHARGÉE de l’ORGANISATION des FORMATIONS – H/F

Rôle et responsabilités

• Organiser toute la mise en place des formations en présentiel et à distance
• Garantir la qualité et le bon déroulement des formations (tant dans les bureaux parisiens que chez les clients), grâce à la préparation et la communication de toutes les informations et matériels nécessaires aux formateurs, aux participants et aux clients
• Contribuer à l’exécution, au suivi et au classement de toutes les tâches obligatoires pour garantir la certification Qualiopi de l’entreprise

Exigences du poste

Avant la formation : gérer les plannings des formateurs et de la salle de formation

▪ Supports pédagogiques :

• Questionnaire amont : envoi aux participants, et relance pour obtention J-6 jours avant la formation
• Manuel du participant : création personnalisée selon la formation, commande d’impression et envoi sur le lieu de la formation
• Matériel pédagogique : envoi sur le lieu de formation

▪ Envoi des invitations aux participants et relance si nécessaire

▪ Envoi des informations logistiques et pédagogique (réponse des participants aux questionnaires) aux formateurs

▪ Préparation de la salle + installation (formation dans les bureaux parisien) 

Pendant la formation : veiller au bon déroulement de la formation

▪ Accueil des formateurs

▪ Support aux formateurs en cas de no show d’un participant pour informer le donneur d’ordre

▪ Gestion de la salle pendant la formation (gestion des pauses etc.)

Après la formation : assurer le suivi des documents en ligne avec les standards Qualiopi

• Récupérer les feuilles de présence signées par les participants
• Envoyer les évaluations des formations aux formateurs et responsable pédagogique
• Rédaction du Bilan de chaque formation sur la base des retours des participants et du formateur

Vous bénéficiez d’une expérience significative en logistique administrative et coordination de groupes au sein d’un service formation ou tout autre activité.

Votre sens de l’organisation est irréprochable. Vous saurez prendre en charge efficacement les missions inhérentes à votre fonction. Vous aimez être occupé.e par de multiples tâches et vous savez gérer les interruptions.

Exos vous accompagnera pendant toute la durée du process (sélection, présentation, entretien) jusqu’à la prise de poste.

L’Entreprise Utilisatrice

Organisme de formation privé

Ce qu’on attend de vous

• Rigueur et sens de l’organisation
• Sens de la relation et du service client : écoute, disponibilité, réactivité
• Dextérité avec les outils numériques (Google Doc, TEAMS, ZOOM)
• Très bon niveau d’anglais écrit (contacts Europe et siège US)
• Potentiel évolutif, dans une petite structure toute initiative à valeur ajoutée est bienvenue !

Formation bac+2/4

2 ans d’expérience minimum sur un poste d’assistanat

– excellent relationnel en interne et externe, organisé.e, précis.e, rigoureu.x.se

– anglais courant

* poste idéal pour jeune diplômé.e bac+4/5

Objet

Recrutement en CDI

Rémunération et Avantages

28K€ à 30K€ – statut non-cadre

Tickets restaurant d’une valeur de 10€ – Mutuelle payée à 75 % par l’employeur

50% du pass navigo

Pas de télétravail

Secteur Activité et profil de l’entreprise

Formation continue